Samværspolitik

Samværspolitik i Hvidovre Volleyball Klub

Hvidovre volleyball klub samværspolitik
(in english - scroll down)

Hvidovre Volleyball Klub (herefter HVK) har vedtaget nedenstående politik for at sikre et chikanefrit samværsmiljø for alle i klubben.

Formålet med politikken er, at tilgodese og beskytte den enkelte mod chikane, krænkelser og i værste fald, seksuelt overgreb. Ingen i HVK skal opleve chikane eller krænkelser på grund af race, farve, køn, fysiske karakteristika, seksuelle orientering eller fysiske eller psykiske handicaps.

Samværspolitikken omfatter alle med tilknytning til klubben, og dækker alle situationer i forbindelse med fx;

• Træning, turneringer, stævner, lejre og kurser
• Sociale kontakter – både fysiske og virtuelle
• Møder samt ved kontakter udadtil

HVK definerer chikane og krænkelse således;

Chikane er enhver uvelkommen udtalelse, opførsel eller gestus rettet mod personer eller grupper af personer, som er fornærmende, nedværdigende, ydmygende, ondskabsfuld eller uforskammet, og som er af en sådan natur, at det bevidst generer andres mulighed for at deltage og udfolde sig. En krænkelse består i at skade eller begå overgreb mod nogens ære eller selvfølelse. Krænkelse kan også bestå i at begå fysisk overgreb, i værste fald seksuelt overgreb mod nogen.

HVK vil arbejde for et chikane- og krænkelsesfrit samværsmiljø ved:

• at sikre samværsreglerne er kendt af alle med tilknytning til klubben
• at reagere umiddelbart, passende og retfærdigt på alle henvendelser
• at udpege personer, der kan kontaktes for information og råd 
• at revurdere samværspolitikken, dens indhold, procedurer og praksis

Har man mistanke om eller har man konstateret at klubbens samværspolitik ikke bliver overholdt skal man kontakte bestyrelsen, som har pligt til at tage henvendelsen alvorligt, og handle herefter. Det er bestyrelsen, der afgør, hvilke konsekvenser overtrædelsen medfører.

1. Generelle regler

Træneres samvær med børn

• Ingen leder eller instruktør må have eneansvaret for et hold børn.
• Ledere inviterer aldrig enkelte børn eller grupper af børn med hjem uden at bestyrelsen og forældrene er informeret, og der er mindst 2 voksne til stede.

Kommunikation

• Vi taler pænt til hinanden. Det vil sige at vi ikke accepterer krænkende bemærkninger. Det gælder både i tale og skrift
• Skriftlig kommunikation omkring træning, kampe, stævner osv. foregår KUN via "Holdsport", når spillerne er under 18 år.
• Ingen ledere eller trænere kommunikerer med spillere under 18 år i lukkede grupper, på sociale medier.
• Ingen ledere eller trænere kontakter idrætsudøvere under 18 år om private anliggender, der ligger uden for rammerne af klubarbejdet.

Ture med overnatning

• I forbindelse med ture o.l. skal der altid være mindst 2 voksne ledere med, og ingen voksne sover i samme rum som det modsatte køn. Kan det ikke lade sig gøre inden for træner/ledergruppens ressourcer, bør forældregruppen inddrages.
• Ingen leder sover i samme seng som børnene.

Billeder og video

• Klubben indhenter samtykke ved brug af portrætbilleder.
• Der må ikke tages billeder og video, der kan have seksuel karakter eller opfattes som sådan.

Omklædning og bad

• I forbindelse med brug af omklædningsrum går en leder ikke ind i det modsatte køns omklædningsrum.
• Trænere og ledere kan evt. opholde sig i omklædningsrummet i forbindelse med taktikmøde og efter kampen. Dog skal trænere og ledere altid sikre sig, at spillerne er færdige med at klæde om og bade.
• Under omklædning er det strengt forbudt at tage billeder og video.

Sociale medier

• Alle sociale medier, som relaterer sig til klubbens arbejde, har en voksen som administrator.
• Kontakt mellem børn/unge og trænere må kun etableres af barnet/den unge selv. Det er trænerens eget valg at acceptere kontakten, men ved accept vedkender træneren sig at være rollemodel, også uden for klubbens aktiviteter.

Kørsel

• Når der køres i bil til kampe, træning, stævner m.v. er det en selvfølge, at alle er fastspændt i henhold til færdselsloven - og at der generelt køres ansvarligt.

Adfærd på sidelinjen

• Vi viser fairplay og godt humør
• Ingen negative tilråb, hverken til modstandere, officials eller egne aktive
• Respekt for de regler og rammer, der er de steder, vi gæster

Alkohol

• Ved arrangementer og fester følges gældende lovgivning. Det vil sige ingen udskænkning til unge under 18 år
• Børn og unge må ikke indtage alkoholiske drikke i forbindelse med klubbens aktiviteter
• De ansvarlige trænere/ledere forventes at møde ædru. Indtagelse af alkohol under sportsaktiviteter accepteres ikke.
• I forbindelse med børn og ungdoms- ture må den eller de ansvarlige ledere ikke være spirituspåvirket.
• Efter dagens aktiviteter og ikke i selskab med børnene, kan de ledere, som ikke har aftenopsynet evt. nyde alkohol i moderat omfang med øvrige ledere.

Rygning

• De indendørs faciliteter er totalt røgfrie.
• Trænere og instruktører bør ikke ryge i børn og unges nærvær. Fx på sidelinjen under en kamp.

Euforiserende stoffer

• Indtagelse af euforiserende stoffer i klubbens regi medfører omgående ekskludering af klubben.
• Hvis misbruget omfatter børn og unge, tages der kontakt til SSP i kommunen.
• Opdages salg/ køb af stoffer på klubbens område, eller mellem klubbens medlemmer, tages der kontakt til politiet.

2. Børneattester

Det er obligatorisk at tjekke alle ledere over 15 år, der har med børn og unge under 15 år at gøre, for at afsløre evt. domme for seksuelle overgreb. Bestyrelsen udpeger en person, der indhenter og behandler Børneattesterne. Oplysningerne vil blive behandlet fortroligt.

Man kan ikke fungere som leder i klubben uden at underskrive en samtykkeerklæring, som giver klubben ret til at indhente børneattest fra kriminalregistret.

• For fungerende ledere over 15 år foretages der en årlig forespørgsel
• For nye ledere over 15 år skal der straks foretages en forespørgsel

Har lederen en plettet (positiv) børneattest, kan vedkommende ikke virke i klubbens regi.

Klubbens trænere og instruktører skal overholde Straffelovens §223 (skolelærerparagraffen). Det betyder, at man ikke kan være kærester med et medlem under 18 år, som man samtidig er træner eller instruktør for.

3. Undgå misforståelser

Der skal være plads til både sejrsknus, et klap på skulderen, eller en trøstende omfavnelse til dem, som føler nederlag eller har slået sig. Det er naturligt at trænere i træningssituationer har kropskontakt med spillerne, idet idræt handler om at bruge kroppen, mærke og beherske den. Frygten for beskyldning om seksuelle overgreb må aldrig føre til, at træneren ikke tør røre spillerne!

Alle instruktører skal være opmærksomme på ikke at bringe sig en situation, hvor der kan opstå misforståelser om hensigten med deres optræden.

Hvis en instruktør/leder føler at være kommet i en situation, der kan misforstås af andre, skal vedkommende hurtigst muligt kontakte et udvalgsmedlem eller en fra bestyrelsen så evt. ”fejlagtige” misforståelser eller rygter ikke får lov til at spredes.

4. Hvis der opstår mistanke om krænkelser

Formanden er kontaktperson, ved henvendelser om en mistanke om krænkelse. Denne afgør, sammen med bestyrelsen, hvilke handlinger, der skal foretages.

Bestyrelsen har ansvaret for at der etableres kontakt til den mistænkte og den krænkede person (til forældrene, hvis krænkelsen drejer sig om en person under 18 år).

Bestyrelsen sørger også for kontakt til relevante myndigheder, f.eks. socialforvaltning og politi og er de eneste, der, på vegne af klubben, udtaler sig til pressen om den konkrete sag.

Bestyrelsen har mulighed for at trække på den ekspertise, som DGI tilbyder.

Konstateres der en krænkelse, skal bestyrelsen straks informere barnets forældre og samtidig orientere om mulighed for hjælp fra det offentlige. Er den krænkede over 18 år, understøtter bestyrelsen den pågældende i fx at søge fornøden rådgivning. Samarbejdet med den person, der har begået overgrebet (krænkeren) opsiges øjeblikkeligt og sagen anmeldes eventuelt til politiet.

Bestyrelsen har også ansvar for at klubbens medlemmer efterfølgende informeres, således at der ikke opstår sladder og rygtedannelse. Bestyrelsen informerer inden for rammerne af sin tavshedspligt.

Samværspolitikken er vedtaget oktober 2022

Hvis i har nogen henvendelser som i ønsker at være anonyme med så kan i rette anonym henvendelse på følgende link. Ved at klikke på linket bliver i ført videre til internetsiden tipbox.is hvor i kan skrive en anonym besked til klubbens email: [email protected]

https://tipbox.is#compose/info%40hvk.dk/HVK%20Whistleblower//ffe4eaa498a47637e2bdbf6941e455157ec0dd8e

English version

The companionship policy of Hvidovre Volleyball Klub

Hvidovre Volleyball klub (Hereafter mentioned as HVK) has adopted the policy mentioned below in order to make an environment free of harassment for everybody in the club.

The purpose of the policy is to protect the members against harassment, violation and in worst case sexual abuse. Nobody in HVK should experience harassment or violations due to race, color, sex, physical characteristics, sexual orientation or physical or mental disablements.

The companionship policy is relevant for everybody attached to the club and cover every situation in relation to:

• Practice, tournaments, weekend tournaments, camps and courses.
• Social contacts – both physical and virtual
• Meetings and also external contacts.

HVK’s definition of harassment and violation is as follows;

Harassment is characterized as any uninvited comment, behavior or gesture against persons or groups, that is considered insulting, degrading, humiliating, mean or rude, and which is of such nature, that it consciously harms others possibility of taking part and truly flourish.

A violation is characterized by harming or insulting anybody’s honor or self-esteem. A violation can also be characterized as a physical assault or worst case sexual assault.

HVK aims to work for an environment free of harassments and violations by:

• Making sure that these written rules are known by everybody connected to the club.
• Reacting promptly, appropriate and just on any inquiry in this regard.
• Pointing out responsible persons, who can be contacted for information and advice.
• Continuously adjusting this policy, it’s content and procedures.

If one is suspicious or has direct knowledge that this policy is not complied with you must involve the board, who will discuss the case with great seriousness, and take the necessary action. The board will decide consequences of the violence.

1. General rules

The coach’s companionship with children

• No leader or instructor can bear the responsibility for a team of children on their own.
• Leaders may never invite one or more children home without the consent of the board and the parents. If consent is given, the visit must include at least two adults.

Communication

• We are interacting positively with each other. We won’t accept violating comments either verbal or written.
• Written communication about practice, games and tournaments, etc. is only allowed on “Holdsport”, when the players are under 18 years of age
• No leaders or coaches are allowed to communicate with players less than 18 years of age in closed groups on social media.
• No leaders or coaches are allowed to contact athletes under 18 years of age about private matters that is not within the borders of the work in the club.

Trips with sleepovers

• It’s mandatory to bring at least two adult leaders to trips with sleepover, and no adults are allowed to sleep in the same room with children of the opposite sex. If not possible, the coach should involve the parents.
• No leaders sleep in the same bed as the children.

Photos and video

• The club obtain consent by use of portrait pictures.
• It’s not allowed to take pictures or video of any sexual character or can be seen as so.

Changing and shower

• A leader is not allowed to enter a changing room of the opposite sex.
• Trainers and leaders may enter any changing room when hosting a tactical meeting or after a game. It’s the leader’s responsibility to make sure that the players are dressed.
• Taking pictures or video is strictly forbitten during changing.

Social media

• All social media connected to the club has an adult as admin.
• Contact between children/youngsters is only allowed by the initiative of the child/youngster. The coach can accept the contact, but is herby responsible of acting as a role model – also out of club activity.

Driving

• When driving to games, practice, tournaments, etc. the club expect everybody to wear a seatbelt and drive responsibly.

Behavior on the sideline

• We show fair play and good spirit
• No yelling of negative character to either opponents, officials or own players.
• Respect the rules and regulations of the place we visit.

Alcohol

• Events and parties must be held within the law. It’s not allowed to serve alcohol for people under 18 years old.
• Children and youngsters cannot consume alcohol during parties or events during club activities.
• The responsible coaches/leaders are expected to be sober at any time during work. Consuming alcohol during sports activities is not acceptable.
• At tournaments or other similar trips the responsible leader/coach is not allowed to consume alcohol.
• After the activities and out of the children’s sight, the leaders/coaches are allowed to consume a moderate amount of alcohol together with other leaders/coaches.

Smoking

• Smoking is prohibited at all indoor facilities.
• Coaches and instructors should not smoke within the sight of the children and youngsters. Fx. on the sideline during a game.

Drugs

• Any intake of narcotics in relation to the club will cause immediate exclusion of the club.
• If the misuse is done by children or youngsters SSP and the authorities will be informed.
• If sold/bought on the club’s facilities or between members of the club the police will be informed.

2. Child certificates

It’s mandatory for the club to check if all leaders and coaches above the age of 15 years old, who are involved with children and youngsters under the age of 15 years old has not previously been sentenced for any crime that prevents the leader/coach to work at the club. The board will select a responsible person, to obtain and process the child certificates. All information will be processed confidentially.

One cannot work as a leader/coach in the club without signing a declaration of consent, which gives the club right to obtain child certificates from the Danish crime register.

• For working leaders/coaches above 15 years old, the child certificate will be requested once every year.
• For new leaders above 15 years old, the child certificate will be requested immediately.

If the child certificate is positive for former criminal records, the leader/coach cannot work in the club.

The clubs coaches and instructors must comply with the Danish Criminal Code §223 (the school teacher paragraph- “Grooming”).Which means that you are not allowed to be in a relationship with a member under the age of 18 years, which you coach or lead.

3. Avoid misunderstandings

Know that you are allowed to hug during celebrations of a win, give a pat on the shoulder, or a comforting hug to those, who just lost or have been hurt. Physical contact is a natural part of coaching, since physical activity is about using, feeling and controlling the body. The fear of accusations must never lead to avoiding appropriate physical contact with the players!

4. If suspicious of violations

Contact the chairman if suspicious about violations. The chairman will hereafter together with the board decide which actions needs to be taken.

The board is responsible for contacting the suspect and the violated (the parents, if the violations is about a person under 18 years old.)

The board will also contact the relevant authorities, fx. The Social Services and the police. The board are the only ones, who speaks to the press in such cases.

The board might draw in external experts, fx DGI.

If a violation occurs the board must immediately inform the child’s parents and search for help by the public authorities. If the violated is above 18 years old, the board will support the person by fx. searching for the right counseling. The contract with the violator will immediately be terminated and the case will be brought to the police.

The board is also responsible informing the members in order to avoid rumors and gossiping in such cases. The board will inform within the boundaries of the confidentiality(?).

The companion policy is adopted october 2022

All instructors must be aware not to place themselves into situations where their actions can be misunderstood.

Anonymous tip to the HVK email: [email protected]

https://tipbox.is#compose/info%40hvk.dk/HVK%20Whistleblower//ffe4eaa498a47637e2bdbf6941e455157ec0dd8e