GDPR
Data- og Privatlivspolitik for SISU Basketball
Opdateret 27/12-2024
1. Indledning
SISU Basketball (herefter kaldet "foreningen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, bruger, opbevarer og beskytter dine oplysninger i forbindelse med din deltagelse i vores aktiviteter og dit medlemskab i foreningen.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Denne politik er udarbejdet i overensstemmelse med retningslinjerne fra Danmarks Idrætsforbund og DGI Bilag 1 – https://www.dif.dk/media/yxepa... .
2. Dataansvarlig
Foreningen er dataansvarlig og sikrer at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med den gældende lovgivning.
Du kan kontakte os på følgende adresse:
SISU Basketball Klub
Gentofte Sportspark
Ved Stadion 10, 2820 Gentofte
Klubkontor: lok. 60 på repos v. hal A
[email protected]
CVR nr. 15305355
3. Hvilke personoplysninger indsamler vi?
Vi indsamler følgende personoplysninger:
- Medlemsoplysninger: Registrerings- og kontaktinformationer såsom navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse og betalingsinformationer relateret til medlemskaber og arrangementer.
- Oplysninger om ledere og trænere: Kontaktinformationer, tillidsposter, hverv i relation til foreningen og bankkonto oplysninger.
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold ved børneattest, nødvendige skatteoplysninger, oplysninger om kursus- og uddannelsesdeltagelse.
4. Hvordan indsamler vi dine oplysninger?
Vi indsamler dine oplysninger:
- Direkte fra dig, når du registrerer dig som medlem, deltager i vores aktiviteter, eller udfylder formularer.
- Via vores hjemmeside, når du tilmelder dig eller kontakter os.
- Fra andre kilder, såsom samarbejdspartnere og eksterne leverandører, som vi bruger til at administrere vores aktiviteter.
- Via HOLDSPORT. Personoplysninger og behandling er underlagt en separat databehandlingsaftale mellem Holdsport.dk ApS og SISU Basketball.
- Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.
5. Anvendelse af dine oplysninger
Vi behandler oplysninger fra følgende grundlag:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger. (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.
- Behandling efter lovkrav.
- Behandling med samtykke.
Vi bruger dine oplysninger til følgende formål:
- Administration af medlemskaber og tilmelding til aktiviteter.
- Kommunikation om træning, kampe og andre relevante begivenheder.
- Håndtering af betalinger og økonomiske transaktioner.
- Overholdelse af sikkerheds- og forsikringskrav.
- Opfyldelse af lovkrav og reguleringer.
For yderligere informationer henvises til vores interne dokumentation, “Skema til brug for kortlægning af personoplysninger i Idrætsforeninger).
6. Video- og Fotopolitik
Ved indmeldelse i SISU Basketball giver du automatisk samtykke til, at billeder og videoer optaget af foreningen, hvor du eller dine børn optræder kan anvendes til til markedsføring, dokumentation og kommunikation af foreningens arbejde.
Foreningen kan optage billeder og videoer under sine aktiviteter, såsom møder, events, træning, sociale arrangementer eller konferencer. Optagelserne kan anvendes til markedsføring, dokumentation og kommunikation af foreningens arbejde.
Materialet kan blive delt i videotutorials, på SISU Basketballs Facebookside, Instagram, hjemmeside, nyhedsbreve m.v. til gavn for klubbens medlemmer.
Klubben sikrer, at der ikke anvendes billed- eller videomateriale, som kan opfattes som anstødeligt eller kompromitterende. Bemærk venligst, at SISU Basketballs Instagram, Facebookside og hjemmeside kan indeholde eksterne links til tredjepartswebsites, som kunne have interesse for klubbens medlemmer.
Hvis en person ikke ønsker at blive fotograferet eller filmet, skal der tages hensyn til dette, og de skal kunne anmode om, at deres billede eller video ikke bruges.
Hvis en person ønsker at få fjernet et billede eller en video, hvor de fremgår, skal dette ske uden unødig forsinkelse ved at sende en e-mail til [email protected].
Den ansvarlige for foreningens kommunikation, som oftest en kommunikationsansvarlig eller et udvalg, skal sikre, at politikken følges og håndhæves. De skal også sørge for, at eventuelle billeder og videoer kun opbevares, så længe det er nødvendigt, og at de slettes på en sikker måde, når de ikke længere er relevante.
7. Deling af oplysninger
Vi deler dine oplysninger med:
- Vore medarbejdere og frivillige, som har brug for adgang for at udføre deres opgaver.
- Forsikringsselskaber og sundhedspersonale, når det er nødvendigt.
- Offentlige myndigheder, hvis loven kræver det.
- Vi videregiver dine oplysninger til relevante idrætsorganisationer, såsom DIF, MVP og DGI, og til tredjeparts websteder via links, som du selv bør kontrollere for privatlivspolitik.
8. Beskyttelse af oplysninger
Vi anvender passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine oplysninger mod tab, misbrug og uautoriseret adgang. Dette inkluderer tekniske foranstaltninger som kryptering samt organisatoriske tiltag som adgangsbegrænsning.
9. Opbevaring og sletning af oplysninger
For at sikre overholdelse af GDPR er det vigtigt, at foreninger har en klar politik for databehandling, herunder sletning, og at medlemmerne er informeret om deres rettigheder. Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
- Medlemmer: Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter din udmeldelse af foreningen, medmindre der er juridiske grunde til at opbevare dataene længere (f.eks. for at kunne håndtere eventuelle klager eller tvister).
- Ulønnede ledere og trænere: Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter din udmeldelse af foreningen.
- Lønnede ledere og trænere: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om. Dette er i henhold til bogføringsloven.
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er opført.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
10. Dine rettigheder
Du har ret til at få oplyst, indsigt i, berigtige, slette, begrænse behandlingen af, få dine data udleveret, og gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger. Du kan kontakte os for at udøve dine rettigheder og kan også klage til en databeskyttelsesmyndighed som Datatilsynet. Skriv til [email protected] hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder.
11. Ændringer i privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre denne privatlivspolitik fra tid til anden. Eventuelle ændringer vil blive offentliggjort på vores hjemmeside, og væsentlige ændringer vil blive underrettet dig direkte.
12. Kontakt os
Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller bekymringer vedrørende denne privatlivspolitik eller vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os på:
SISU Basketball Klub
Gentofte Sportspark
Ved Stadion 10
2820 Gentofte