Standardproces for klager og konflikter på hold

Nedenstående ses process, som enhver skal følge ved klager og konflikter på hold i SISU.

1. Indgang

Forældre/spillere henvender sig til:

• Primært: via [email protected] eller Freja Johansen
• Sekundært: Forperson, hvis det handler om noget meget alvorligt (fx grænseoverskridende adfærd).

Det er ikke trænerens opgave selv at “behandle” klager mod sig selv.

Den, der modtager klagen, noterer kort: 

- Dato

- Hvem sagen vedrører (navne)

- Kort emne (fx “tone på træning”, “forældreopførsel til kamp”)

- Hvad klager ønsker (samtale, ændring, mv.).

Sportschef/forperson ser kort på sagen og vurderer, hvem der skal behandle den (2 personer er optimalt).

Før man går i gang, tjekkes habilitet (Retningslinjer for habilitet):

• Har en af os barn på holdet?
• Er vi træner/ven/familiemedlem til en part?
• Hvis ja: personen deltager ikke, og en anden findes.

De ansvarlige for at håndtere konflikten/klagen taler med:

• Klager (forælder/spiller), eventuel træner, evt. andre relevante (fx holdleder).
• Der laves en kort intern note: hvad er sagt, hvilke hovedpointer går igen, og hvad er vores vurdering

De ansvarlige laver et forslag til løsning/tiltag (fx: samtale med træner, ændring i træningsrammer, påtale til forældre, ingen yderligere handling).

• Forslaget godkendes i et lille forum (fx sportsudvalg eller formand + ét bestyrelsesmedlem).
• Forælderen/træneren får en kort, klar tilbagemelding: hvad har vi gjort, og hvad gør vi evt. fremadrettet.
• Kun de nødvendige personer informeres

Retningslinjer for fortrolighed og skriftlig kommunikation

Formål: Beskytte børn/forældre/trænere mod at deres sager havner i brede mailtråde, og beskytte klubben.

Grundprincipper

• Oplysninger om konkrete børns oplevelser, trivsel, konflikter med trænere eller andre børn betragtes som fortrolige.
• De deles kun med personer, der har et konkret behov for at vide det i rollen som ledelse/træner.
• Skriftlig kommunikation om sådanne sager skal være så kortfattet og anonymiseret som muligt.

Mail‑ og CC‑regler

• Konkrete personsager (navngivne børn/forældre/trænere eller let genkendelige forløb) må ikke beskrives i mails med brede CC‑lister til forældre.
• Kommunikation til forældre om en konflikt holdes på et generelt niveau (“vi har modtaget en klage…”, “vi arbejder med…”) uden detaljer om den enkelte.
• Hvis en personsag skal drøftes skriftligt i bestyrelsen, sker det i et lukket spor (begrænset modtagerkreds), og helst ved brug af referater/oplæg uden unødige detaljer.

Mundtlighed og dokumentation

• De følsomme detaljer tages primært mundtligt (møder/telefon) med referat af beslutninger – ikke med lange, redegørende mails.
• Referatet beskriver, hvad der er besluttet og på hvilket grundlag i overskrifter – ikke hele den konkrete fortælling om barnet/forælderen.

Retningslinjer for habilitet

Formål: Sikre, at ingen sidder i dobbeltroller i konkrete sager.

Hvem er inhabil?

En bestyrelsesmedlem/sportslig leder anses som inhabil i en sag, når én eller flere af disse er opfyldt:

• Eget barn er direkte involveret på det hold, sagen vedrører.
• Man er træner/hjælpetræner/holdleder på det berørte hold.
• Man har et særligt tæt privat forhold til en af de centrale parter (fx nære venner, familie).

Hvad betyder inhabilitet i praksis?

• Man deltager ikke i drøftelse, undersøgelse eller beslutning i den konkrete sag.
• Det skrives i referatet, hvem der har erklæret sig inhabil og derfor ikke deltog i punktet.
• Man kan godt bidrage til generelle retningslinjer (som de her), men ikke til behandling af den konkrete personsag.

Hvordan håndterer vi det fremover?

• Før et punkt om en konkret konflikt/personsag behandles, spørger mødeleder: “Er der nogen, der er inhabile i denne sag?”
• Inhabile forlader rummet / markerer sig, og det noteres kort i referatet.